13.09.2021

Керівник чи головний бухгалтер хворіє або у відпустці: як підписати е-звітність

Як підписати е-звітність, коли відсутній керівник чи головний бухгалтер: хворіють або у відпустці

Податковий кодекс України згідно законів України, а саме:

регулюють електронний документообіг між платником податків та контролюючим органом. Причому по другому пункту документообіг здійснюється без укладення відповідного договору, що визначено абзацом першим п. 42.6 Податкового кодексу України від 07.08.2020 року.

Згідно пункті 2 розд. ІІ Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, Мінфін затвердив наказ від 06.06.2017 р. № 557, який визначає необхідність платнику (автору) створення електронних документів у строки та відповідно до порядку, що визначені законодавством. 

При чому, це стосується відповідних документів, як в електронному, так і в паперовому вигляді. Обов’язковим є зазначення всіх необхідних реквізитів, та за необхідністю використання засобу кваліфікованого електронного підпису або КЕП,  чи печатки, керуючись зазначеним вище Порядком № 557 від 06.06.2017 р. 

При створенні електронного документа, його  завершенням буде накладання кваліфікованого електронного підпису підписувачів чи підписувача, та печатки за її наявності.

Платник або автор електронного документу має право на отримання кваліфікованої електронної довірчої послуги у будь-якого кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг.

Увага!

Для того, щоб документ набрав справжності для податкової звітності, необхідно підтвердити його: 

  • оригіналом підпису уповноваженої особи на документі у паперовій формі або!
  • накладанням на електронний документ кваліфікованого електронного підпису чи печатки платника податку, згідно пп. 48.5.1 ПКУ.

Якщо право підпису електронних документів надається іншим особам, платник або автор обов’язково має  повідомити про таких осіб контролюючий орган на обліку якого перебуває платник або автор. 

Це повідомлення направляється в електронному вигляді за формою згідно додатку 2 до Порядку № 557 п. 3 розд. ІІІ Порядку № 557, у якому буде зазначена інформація щодо КЕП. Ідентифікатор форми Повідомлення – J/F1391103 (залежить від статусу платника – юридична особа чи фізична особа-підприємець).

Згідно пункту 4 розд. ІІІ Порядку № 557 передбачено, що інформація про підписувача або підписувачів, яким або якому надається право підпису електронних документів, має обов’язково вноситися до Повідомлення.

Порядок оформлення

Після того, як було сформоване Повідомлення нанесення КЕП відбувається у такому порядку:

  •  в першу чергу КЕП осіб, включених до Повідомлення. Причому у порядку черговості їх внесення до Повідомлення, 
  • після них накладається КЕП керівника, 
  • завершальним буде накладання печатки за її наявності.

Що далі

Після автоматизованої перевірки Повідомлення, протягом двох годин з часу його отримання контролюючим органом, платнику або автору Повідомлення надсилається перша квитанція, сформована за результатами зазначеної в п. 7 розд. II Порядку № 557 перевірки. В іншому разі це відбувається протягом перших двох годин наступного операційного дня.

Основою для формування другої квитанції  є підтвердження про прийняття або неприйняття в контролюючому органі Повідомлення.

Висновок

  • Якщо в організації тимчасово відсутній через  відпустку або лікарняний головний бухгалтер, то на е-звітність накладаються КЕП керівника або директора та печатка за наявності.
  • Якщо в організації тимчасово відсутній через відпустку або лікарняний директор або керівник, то на е-звітність накладаються КЕП осіб, яким надано право підпису, а саме шляхом направлення Повідомлення, яке прийняте контролюючим органом, у такому порядку:
  1. головного бухгалтера;
  2. особи, зазначеної у Повідомленні з типом підпису «Директор»;
  3. печатка за наявності.